Автоматизація бухгалтерського обліку допомагає зменшити помилки, прискорити фінансові операції та спростити звітність. Сучасні рішення дають змогу автоматично розраховувати податки, заробітну плату, контролювати платежі та формувати звітність. Скеруємо, як правильно обрати потрібне ПЗ
Вибір програмного забезпечення для автоматизації
Бухгалтер підприємства має обрати види автоматизації на підприємстві. За данимипорталу «Головбух» оцінювати систему потрібно за такими вимогами:
система може налаштовуватись під специфіку конкретного підприємства та під можливі зміни чинного законодавства. Система здатна в короткий термін без втрати інформації перелаштувати кореспонденцію бухгалтерських рахунків, форми звітів, можливість формувати звіти згідно нових вимог;
система надає можливість працювати не лише в локальних чи сітьових мережах, проте й з іншими бухгалтерськими мережами, такими як «Клієнт-банк», який дозволяє пересилати платіжні документи з комп'ютера до банку. Касові апарати автоматизують ведення роздрібної торгівлі.
Визначення потреб підприємства в автоматизації
Ефективність автоматизації обліку на підприємстві залежить від проведення правильної оцінки складу та обсягу необхідного документообігу. Важливо правильно визначити документи, які будуть вестися у паперовій формі, а які — в електронній. Саме тому завдання автоматизації мають бути чітко визначеними.
Згідно з практикою, найбільша кількість помилок під час проведення автоматизації виникає саме на етапі перенесення даних бухгалтерського обліку з паперових носіїв на електронні, а також під час складання довідок та звітів. Саме автоматизація та автоматизований облік допомагає уникнути таких помилок, оскільки саме під час його ведення бухгалтер працює з одним реєстром, а інші формуються автоматично.
Інтеграція бухгалтерських рішень із іншими системами
Інтеграція різних систем часто присутня на багатьох підприємствах. В нашій країні підприємства можуть використовувати багато програмних продуктів, які забезпечують автоматизацію бухгалтерського обліку. Це такі програми як:
- «Парус»,
- «Fin Expert»,
- «Lady Fan»,
- «Фінанси без проблем»,
- «1С: Бухгалтерія Проф. 6.0 для Windows»,
- «1С: Бухгалтерія 7.7 для України» та інші.
Оцінка ефективності автоматизованих рішень
Завдяки автоматизації бухгалтерського обліку бухгалтерія має можливість адаптувати свою роботу згідно до змін законодавства України. Автоматизація значно полегшує роботу з ведення первинної документації, обліку готової продукції та витрат виробництва. Набагато простіше вести розрахункові операції, визначати прибуток, валові витрати та податки.
Автоматизація дозволяє точно та оперативно надавати економічну інформацію, що, в свою чергу, забезпечує розвиток кожного підприємства. Програм, які допоможуть з бухгалтерським обліком, дуже багато, тому важливо обрати саме ту, яка найбільше підійде для підприємства згідно з його вимог та потреб. При виборі програмного забезпечення також слід пам’ятати про різницю між побудовою вітчизняного бухгалтерського обліку та зарубіжних країн. Тому важливо правильно визначити завдання та мету автоматизації бухгалтерського обліку.
Навчання працівників користуванню новими системами
Навчання працівників є обов'язковим та важливим етапом під час автоматизації бухгалтерського обліку, оскільки цей процес вимагає не лише коштів та бажання, але й методичної роботи. Перехід до автоматизації на підприємстві має проходити поступово та поетапно. Найкращий час для старту — перед початком звітного періоду.
Підвищення якості роботи бухгалтерів і бухгалтерії — це головне завдання автоматизації. Саме бухгалтер є тим спеціалістом, який за допомогою комп'ютера може максимально точно проводити облік згідно своєї кваліфікації.