Автоматизация в HR начинает выходить на совершенно новый уровень. Изменяющийся рынок труда в Украине, падающий уровень безработицы и рост занятости иностранцев привели к тому, что рынок кадров в последние годы динамично развивался. С увеличением количества новых рабочих мест увеличится и количество документов, обрабатываемых предприятиями, таких как резюме, контракты, вопросники или документы, легализирующие работу и пребывание иностранцев в Украине. Это создает новые проблемы для отделов кадров и агентств по трудоустройству, которые необходимо решить, чтобы компания работала в соответствии с законом. HR система минимизирует затраты усилий и времени на выполнение рутинных действий.
Перед лицом необходимости обработки стеков документации компании внедряют ИТ-решения для сбора и выборочного обмена информацией. Отделы найма охотно подключаются к системам ATS (Система отслеживания кандидатов), что позволяет управлять процессами найма и сопроводительной документацией. Каждый день отделы продаж планируют и контролируют свою деятельность с помощью систем CRM (Customer Relationship Management). Отделы кадров и заработной платы основывают свою деятельность на системах управления персоналом и заработной платы, поддерживающих процесс трудоустройства работника, подсчета вознаграждений и бухгалтерских услуг.
Программное обеспечение, несомненно, оптимизирует работу, но, используя множество ИТ-решений в одной организации, у компании могут возникнуть проблемы во время обмена информацией.
Информационные пробелы и эффективность команды
По мнению экспертов, информационные пробелы требуют планирования мероприятий по сбору данных, которые быстро восполнят существующие пробелы. Следовательно, их лучше предотвратить, чем впоследствии привлекать дополнительные ресурсы к занятиям, которые позволяют выявить и заполнить диагностированный пробел. Может быть много примеров мест, где возникают пробелы, недостатки в информации могут появляться на каждом этапе процессов компании. Примером может служить, ручной ввод тех же данных вначале в систему ATS, а затем передача их в систему управления персоналом и расчета заработной платы при приеме на работу соискателя работы. Это может привести к ошибкам, а ручная проверка требует времени, снижает эффективность всего предприятия и не дает полной картины о сотрудниках. Во время такой простой операции очень легко ошибиться — опыт HR-компаний показывает, что чаще всего ошибки появляются при добавлении личных данных кандидата или сотрудника, в том числе при вводе иностранных имен, фамилий или адресов. ИТ-решения приходят с помощью, потому что оснащены механизмом оптического распознавания символов (OCR), который позволяет дополнять данные кандидата путем сканирования, например, его паспорт и чтение подверженных ошибкам данных. Другим примером, вызывающим информационный пробел, может быть неточная передача информации о вакансии в организационном подразделении или повышенный спрос со стороны подрядчика (в аутсорсинговой компании), что также приводит к потерям.
Чем больше организация, тем сложнее поток документации сотрудников между отделами. Внедрение ИТ-системы в организации является преимуществом не только для компании, но и для кандидатов, участвующих в процессах найма компании.