В соответствии с содержанием статьи 106 закона о НДС, налогоплательщик обязан определить порядок обеспечения подлинности происхождения и целостности содержания и читаемости счета-фактуры, как в случае, когда счет-фактура имеет вид электронной почты, так и тогда, когда имеет бумажный вид. Правила, действующие до 31 декабря 2013г. наложили это требование только в отношении электронных счетов-фактур. Через подлинность происхождения счета-фактуры в электронном документооборотом, который предлагает сайт https://ecom.ua/banki/, вы уверены в личности, осуществляющего поставки товаров, поставщика услуг или выдавшего счет-фактуру.
По целостности содержания счета-фактуры понятно, что на документе не было данных, которые должна содержать счет-фактура. Подлинность происхождения и целостность содержания, а также сохранность накладной, можно обеспечить с помощью любых проверок бизнеса, которые определяют надежный путь аудита между фактурой и доставкой товаров или оказанием услуг.
Такой системой внутреннего контроля, обеспечивающей безопасность, является система OCR, которая позволяет быстро создавать и передавать другие документы, в которых не требуется сохранение письменной формы, следовательно, с учетом „обычной” электронной подписи. Большинство компаний, занимающихся услугами бухгалтерского учета, гарантирует поддержание этих правил путем введения в счетах-фактурах уникальных номеров, которые видны, как на электронной, так и бумажной версии. Мы применили инновационные решения определения документов с помощью QR-кода. Благодаря этому мы не только гарантируем целостность всех документов, но также легко их найти в архиве, который можно получить с помощью устройства считывания кодов.
Таким образом, следует подчеркнуть, что опасения предпринимателей перед использованием инновационных решений компании беспочвенны. В настоящее время использование электронного архивирования документов возможно и не чревато юридическими или налоговыми проблемами. Однако для того, чтобы ввести в компании систему, нужно знать закон и использовать его на практике.